営業秘密として秘匿する文書管理の重要性

1.なぜ社外秘の文書を適切に管理する必要があるのか?
2.適切かつ厳正な文書管理をしていないと?
3.社外秘として秘匿管理すべき文書(情報)の例示
(参考1)先使用権の確保について
(参考2)社外秘として秘密管理すべき文書(情報)の例示

1.なぜ社外秘の文書を適切に管理する必要があるのか?

 事業活動の中では、様々な文書が取り扱われていますが、これらの文書には以下のものがあり、2と3は社外秘(マル秘)文書とランク付けされることもあります。

  1. 宣伝用文書のように社外に対して公開することを前提とした文書
  2. 社内のみで共有すべき秘匿管理対象となる文書
  3. 社内の特定スタッフのみで共有すべき秘匿管理対象となる文書

 社内に文書管理ルールが存在する場合は、これらの文書がその利用目的に応じて適切に管理されているか否かを、いま一度、文書管理の意義と効果を踏まえてチェックしてみることをお勧めします。

 また、社内に明確な文書管理ルールが存在しない場合は、次に挙げるような情報漏えいによる経営上のリスクをご理解いただき、適切な文書管理を行うことが重要です。

2.適切かつ厳正な文書管理をしていないと?

 本来は秘匿管理すべき文書であっても、管理が適切ではない場合、次のような事態が発生するおそれがあります。

  • 社員が社外秘文書を社外に持ち出す、社外秘文書が来訪者の目に触れる。
  • コンピュータに保管されている社外秘文書がネット侵入者に窃取される。

 その結果、重要な秘密情報が漏えいし、他の事業者がそれを利用することにより、自社の収の低下要因になる等の悪影響が生じ、経営上のリスクが高まる恐れがあります。 

 また、これらの事態は、たとえ文書が適切に管理されていた場合であっても、情報にアクセスすることができる社員による持ち出しや、ITシステムのぜい弱性を起因とする流出などが起こり得ることから、どのような対策を行っても100パーセント安全とは言い切れないのが実情です。


3.文書の流出に備える

 不正競争防止法は、営業秘密(技術情報、販売情報など)の不正取得・不正使用など一定の要件を満たした侵害行為に対し、差止請求や損害賠償請求などの法的保護を与えています。ある情報が不正競争防止法上の営業秘密としての保護を受けるためには、次の3つの要件をすべて満たす必要があります。

  • 秘密として管理されていること(秘密管理性)  
  • 事業活動に有用な営業上又は技術上の情報であること(有用性)
  • 公然と知られていないこと(非公知性)

 秘匿すべき情報が営業秘密として適切に管理されていれば、万が一、文書の流出による情報の漏えいが起こってしまった場合であっても、不正競争防止法による前述のような保護を受けられる可能性があります。

 そして、不正競争防止法による保護を受けるためには、流出した文書が、前述した3つの要件をすべて満たしていることが求められます。加えて、係争になった場合の対策として、「文書が流出時以前から存在していたこと」、「文書が流出後に改ざんされていないこと」を証明できるように備えておくことが重要です。

(参考1)先使用権の確保について

 自社で開発された技術を特許出願せずに秘匿化して事業を行う場合、偶然同じ技術を開発した第三者によって特許出願されてしまう場合に備え、「先使用権」を確保しておくことが重要です。

 先使用権を確保するためには、他者の特許出願以前から事業準備又は事業開始を行っていた証拠が必要です。したがって、主体的に日付を確保する必要があります。

(参考2)社外秘として秘密管理すべき文書(情報)の例示

 技術文書(技術情報)として以下のようなものがあります。

  • 設備・装置の設計図、さらに設計ノウハウ等が記載された技術文書
  • 設備・装置の運転条件等を記載した設備・装置の運用ノウハウが記載された技術文書
  • 研究開発で得られた原データ及びデータ分析結果等が記載された技術文書
  • 取引先等から秘匿管理を義務づけられて提供された技術文書
  • その他の社外に知られたくない技術文書

 技術文書の他にも、自社内で秘匿管理すべき文書として以下のようなものもあります。

  • 自社の顧客リストや取引先等の名簿が記載された事業上の重要文書
  • 自社の製品やサービスの原価等が記載された事業上の重要文書
  • 取引先との交渉経過等が記載された文書、さらには契約書等の業務上の重要文書
  • 取引先等から秘匿管理を義務づけられて提供された業務上の重要文書
  • その他の社外に知られたくない業務上の重要文書

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[最終更新日:2019年2月15日]

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知財戦略部 営業秘密管理担当
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