電子文書の日付を確保する手段


 

1.文書を電子化するメリット

 これまで紙媒体で取り扱っていた文書を電子化した場合、以下のようなメリットがあります。 

〇保管コスト、文書検索コスト、搬送コスト、廃棄コスト等の削減
〇情報システムの活用による業務効率化
〇情報共有や伝達の容易さから生まれる情報活用能力の強化
〇バックアップ作成によるリスクマネジメント

(出典)経済産業省 [入門編]文書の電子化によるメリット

 上述の他にも、例えば契約書の電子化によっては印紙税や事務的なコストの削減が図られるなどの様々なメリットがあります。

2.電子文書の管理

 文書を電子化することには前述のような多くのメリットがある一方で、電子化された文書には「いつ、誰が作成したのかが判明しにくく、容易に改ざんでき、改ざんされたか否かも判別しにくい。」という特徴があります。

  したがって、営業秘密や先使用権の観点から電子文書を適切に管理していくためには、例えば以下のような点に注意する必要があります。

(1)秘匿していることが特定できるようにすること。(電子文書への秘匿明記やアクセス権の設定をする。)
(2)改変が検知できること。(変更されたことが検知できる仕組みを入れる。)
(3)時系列にその技術成果へ至る経過情報がわかること。(時刻情報の客観性を確保する。)

 

3.電子文書の客観的な日付を確保する手段

 電子化された文書を営業秘密として適切に管理し、加えて先使用権の証拠を確保していくための有効な手段として、公証人(公証役場)による電子公証制度やタイムスタンプなどがあります。

※その他、電子内容証明郵便の利用等も可能です。
上述の手段を用いることで、
(1)日々作成される研究ノートや設計図面など、秘匿化すべき情報を第三者によって確保することが出来ます。
(2)また、日付を確保出来るだけでなく、その時点で存在していたことが確保できるため、改ざん検知にも有効です。

 

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